Als Berater für Marketing-Automation digitalisiere und automatisiere ich Kommunikationsprozesse. Recruiting und Einstellungsprozesse sind ein wichtiger Teil der täglichen Arbeit. In dieser Casestudy aus dem Frühjahr 2021 zeige ich Ihnen einmal, wie ein KMU (kleines oder mittelständisches Unternehmen) bei der Einstellung von 60 Aushilfskräften mehr als 39,5 Tage Arbeitszeit aufseiten der Geschäftsführung gespart hat.
Mein Kunde sucht jährlich zu Beginn der Saison verschiedene Aushilfskräfte. In dieser Zeit wächst das Unternehmen für einige Monate von 15 auf ca. 80 Mitarbeiter an. Eine Personalabteilung sucht man bei Unternehmen dieser Größe in der Regel vergeblich. So bleibt die gesamte Arbeit wie das Sichten der Bewerbung, die Vorauswahl, die Vorstellungsgespräche, die Erstellung der Vertragsdokumente, usw. an der Geschäftsführung hängen. Diese Zeit fehlt schlichtweg für andere Aufgaben wie Geschäftsentwicklung, Unternehmensführung und vor allem im Marketing.
Problem- und Aufgabenstellung für das automatisierte Recruiting
Zunächst einmal sollten Prozesse geschaffen werden, die eine Vereinheitlichung und Beschleunigung des Bewerberprozesses ermöglichen sollten. Einen richtigen Prozess gab es bisher nicht. Über eine bewerbung@-Adresse haben Interessenten ihre Unterlagen eingereicht. Bewerbungen kamen in unterschiedlichen Formaten, müssten dann erstmal gesichtet, sortiert und entsprechend abgelegt werden. Um eine Übersicht zu behalten, erfolgte eine Übernahme der wichtigsten Daten in Excel. Wenn der Bewerber Glück hatte, wurde per E-Mail eine Eingangsbestätigung mit einem Dank für das gezeigte Interesse geschickt. Die meisten Bewerber hatten aber kein Glück. Zu viel zu tun für zu wenige Schultern. So geht es meiner Erfahrung nach leider vielen Mittelständlern.
Der zweite große Zeitfresser war bisher die Erstellung der verschiedenen Vertragsdokumente. Diese sollten im neuen Prozess automatisiert erstellt und mit einer Lösung für digitale Unterschriften versehen werden. Denn in der Regel fehlten den meisten Bewerbungen Angaben, die später für die Vertragserstellung notwendig wurden. Häufige Rückfragen, kombiniert mit Mail- und/oder -Telefon-Ping-Pong für so viele Mitarbeiter kosteten alleine schon mehr als ein Dutzend Arbeitstage.
Typische Vertragsdokumente sind zunächst die unterschiedlichen Arbeitsverträge. Vom Werkstudenten, über die Mini- und Midi-Jobber, Rentner und Vollzeitkräfte. Je nach Beschäftigungsart kommen weiterer Vertragsdokumente hinzu. Datenschutzerklärung, Personalfragebogen, Meldebögen, usw. ergänzen die Menge an zu erstellenden Dokumenten auf knapp 4,5 pro Mitarbeiter. Es mussten also bisher ca. 270 Vertragsdokumente manuell erstellt, ausgedruckt und dann von einer oder beiden Parteien unterschrieben und archiviert werden. Alleine diese Tätigkeiten und Abstimmungen mit den Arbeitnehmern haben sich früher über Wochen hingezogen.
Der digitalisierte, automatisierte Prozess
Der erste Schritt war der Aufbau eines Karriere-Bereichs auf der Webseite. Anstelle einer bewerbung@-Adresse gibt es nur noch die Möglichkeit, sich über ein klassisches Web-Formular zu bewerben. Auf die Anzahl der Bewerbungen hatte dieses übrigens keinerlei Einfluss. Die Anzahl an Bewerbungen stieg sogar leicht im Vergleich zum Vorjahr.
Vorteile Bewerbungsformulare vs. E-Mailbewerbungen
Das Flussdiagramm zeigt die Seite mit dem Bewerberformular oben links. Über Anzeigen, Google, Social Media und Radiospots kommen Bewerber auf die Seite. Nach dem Absenden erhalten diese in Minuten eine Eingangsbestätigung (oberer blauer Kreis mit Mailsymbol). Gleichzeitig geht eine weitere interne Benachrichtigung per E-Mail mit allen relevanten Infos an die Geschäftsführung.
Intelligente Steuerung und Bewerbermanagement per Klick
Diese interne E-Mail enthält nicht nur Informationen über den Bewerber, sondern auch drei HTML-Button, die den weiteren Bewerberverlauf per Klick steuern. Ist der Bewerber bereits aus einer vorherigen Saison bekannt, kann direkt das Onboarding und die digitale Vertragserstellung starten.
Der mittlere grüne Button startet die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Der untere rote Button löst eine automatisierte Absage-Kampagne aus, die dem Bewerber nach vier Werktagen die personalisierte Absage per E-Mail zuschickt.
Vorteile für den Unternehmer
Zur Sicherheit wird die Aktion nicht direkt ausgelöst, denn beim Scrollen durch die E-Mail auf einem Smartphone könnte sonst schnell ungewollt geklickt werden. Stattdessen führt jeder Link auf eine weitere Unterseite mit einem Formular. Hier sind bereits alle vorhandenen Daten vorausgefüllt. Quasi ein digitales "Sind Sie sicher?", bevor die nächste Aktion startet. Auf Wunsch kann diese Sicherheitsleine natürlich auch entfallen.
Die obige Grafik zeigt beispielsweise eine Absage-Kampagne, die startet, wenn für den Bewerber der "rote Button" in der internen E-Mail geklickt wurde. Jeder Klick bzw. jede Handlung löst dabei eine eigene Kampagne, einen logisch gestaffelten Ablauf von Aktionen, aus.
Im weiteren Workflow wird der Bewerber entweder zu einem Gespräch (per Zoom oder vor Ort) bzw. zum Probearbeiten eingeladen. Auch nach diesem Prozessschritt wird wieder mit einer internen E-Mail die Steuerung per Klick genutzt. Soll der Bewerber eingestellt werden oder doch noch eine Absage erhalten?
Daten für Vertragsdokumente einholen und Verträge automatisiert erstellen
Soll der Bewerber nun eingestellt werden, benötigen wir von ihm bzw. von ihr noch weitere Daten für die Vertragserstellung. Über eine entsprechende Kampagne wird der Bewerber informiert und auf ein weiteres Dokument geschickt. Per Klick auf den Link in der E-Mail wird nicht nur das Formular aufgerufen, sondern auch alle bereits vorhandenen Daten werden geladen und das Formular ist vorausgefüllt und muss nur noch ergänzt werden. Hier werden nun Daten zur Krankenversicherung, Rentenversicherung, Steuerklassen, Bankverbindungen, Angaben zu weiteren Beschäftigungen, usw. abgefragt, die im Rahmen der Bewerbung nicht erfasst wurden und gemäß DSGVO Datensparsamkeit auch noch nicht erfasst werden dürfen.
Vorteil: Es ist einfacher für den Bewerber, Eingabefehler werden vermieden und die Zuordnung der Daten funktioniert fehlerfrei.
Hat der Bewerber diese Daten geliefert, wird automatisch eine weitere interne E-Mail an die Geschäftsführung gesendet. Hier führt der Klick ebenfalls auf ein Formular, wo entschieden wird, welche Verträge nun erstellt werden sollen.
Sind diese Klicks erledigt, gehen alle Daten an ein Tool, dass automatisch die Platzhalter in den PDF-Vertragsdokumenten ausfüllt und an ein Tool zur digitalen Unterschrift weiterleitet. Oft nutze ich in Projekten Adobe Sign, aber auch andere Tools wie ever Sign, ZOHO sign und viele andere sind einfach möglich. Je nachdem, was ein Kunde evtl. schon nutzt.
Von dort wird in der Regel zuerst der Bewerber um eine digitale Unterschrift gebeten (das ist sehr leicht und geht per Tastatur, Finger, Eingabestift oder Grafik). Ist dieses erfolgt, wird das Dokument automatisch dem Arbeitgeber zur Unterschrift weitergeleitet. Ist auch das passiert, bekommen beide Parteien nochmals eine Kopie des unterschriebenen Vertrags, inkl. eines Zertifikats zugesendet. Der Vertrag wird automatisch archiviert und der Bewerberprozess ist abgeschlossen.
Ab und zu werde ich von Interessenten gefragt, ob das denn auch sicher sei. Klare Antwort: Ja. Vor Gericht zählen digitale Unterschriften heute schon mehr als eine physische Unterschrift. Damit sind Sie als Arbeitgeber absolut auf der sicheren Seite.
Zeitersparnis in Euro ausgedrückt.
Zusammenfassend hier noch einmal wichtige Arbeiten, die vorher komplett manuell abliefen und nun automatisiert ablaufen:
In Summe haben sich (grob mit dem Kunden geschätzt) folgende Zahlen ergeben:
39,5 Tage x 7,7 Std. durchschnittliche Arbeitszeit = 304 Stunden Zeitersparnis.
Bei einem internen Stundensatz von 65,00 Euro (Mischkalkulation aus Stundensatz der Geschäftsführer und anderen Mitarbeitern) ergibt sich eine rechnerische Ersparnis von 19.760,00 Euro alleine in diesem Jahr. Die laufenden Softwarekosten von jährlich ca. 2.200,- Euro und der einmalige Projektaufwand lagen schon deutlich unter dieser Summe.
Noch wichtiger ist für den Kunden aber die Zeitersparnis von über 300 Stunden (gute sechs komplette Arbeitswochen), die nun in das Marketing und die Weiterentwicklung des Unternehmens fließen können.
Weitere Informationen zum Thema e-Recruiting finden Sie auch auf der Seite Mitarbeitergewinnung in KMU. Haben Sie Fragen zu diesem Fall-Beispiel und möchten Ihre eigene Situation mit mir besprechen? Dann vereinbaren Sie doch einfach einen unverbindlichen Online-Beratungstermin.
