Automatisiertes Mitarbeiter Onboarding

Mit Onboarding der Extraklasse neue Kollegen (m/w/d) zu Fans machen!

Wie Sie mit automatisiertem Mitarbeiter Onboarding die Kosten für die Einarbeitung deutlich reduzieren und die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung nachhaltig erhöhen:

Die Einstellung ist nur der erste Schritt. Mit Onboarding, sinnbildlich das "an Bord holen", meint man den Prozess, den ein neuer Mitarbeiter die ersten Wochen oder Monate in Ihrem Unternehmen durchlebt. Durch individuelle Eingliederungsmaßnahmen soll eine schnelle soziale und fachliche Integration in das Unternehmen stattfinden. Wer sich sofort gut aufgehoben fühlt, ist motivierter und schneller produktiv. 

Begrüßen Sie die neuen Mitarbeiter/innen gleich mit einem Blumenstrauß am ersten Arbeitstag oder am Tag, an dem der Arbeitsvertrag unterschrieben wird. Automatisch bestellt. Per Knopfdruck. Am ersten Tag findet der Mitarbeiter alle Arbeitsmaterialien an seinem Arbeitsplatz vor: Anmeldedaten für den fertig installierten PC, ein Organigramm und eine Telefonliste, auf dem er/sie selber schon mit eingetragen sind. Die ersten 500 Visitenkarten und ein Willkommensgeschenk liegen bereit.

Durch automatisierte Prozesse sind für Sie diese Aufgaben im Nu per Knopfdruck erledigt oder zumindest an die zuständigen Kollegen oder den externen Dienstleister delegiert.

Was sind die typischen Fehler und Probleme?

  • Das bestehende Team bzw. die Abteilung wird nicht ausreichend mit eingebunden
  • geballte Wissensvermittlung am ersten Tag oder in der ersten Woche
  • Es gibt keine strukturierte Vorgehensweise
  • Das Onboarding besteht aus einem kurzen Rundgang durch das Unternehmen am ersten Arbeitstag
  • dickes Mitarbeiterhandbuch, das nie gelesen wird
  • nur wenig von diesem Wissen bleibt gefestigt hängen
  • immer wiederkehrende Rückfragen kosten Zeit und stören ältere Kollegen
  • Unsicherheiten, Fehleranfälligkeit, Eintritt mit vielen Fragenzeichen in den neuen Job
  • Orientierungslosigkeit führt zu geringerer Bindung und Identifikation mit dem Unternehmen
  • das führt zu höherer Fluktuation in der Probezeit
  • Der Arbeitsplatz ist am ersten Tag noch nicht fertig eingerichtet

Wie müsste eine ideale Lösung aussehen?

  • (teil-)automatisiertes Onboarding führt den Mitarbeiter behutsam ein
  • kein zweiter Kollege, der den neuen Mitarbeiter für Standard-Infos einarbeiten muss
  • sehr hohe Zeit- und Kostenersparnis
  • Dosierte Informationen sind leichter zu verarbeiten, Wissen bleibt schneller hängen
  • für kleine und größere Unternehmen geeignet

Die zwei Seiten der Onboarding-Medaille - Informieren der Mitarbeiter und administrative Aufgaben. 

In vielen Unternehmen existiert bestenfalls eine Checkliste als Word- oder Excel-Datei, um den ersten Tag. 

Die Aufgaben im Onboarding und im Offboarding sind nahezu immer wieder gleich. Daher eigenen sich diese Tätigkeiten sehr gut für eine Automatisierung. Per Knopfdruck entscheiden Sie beispielsweise, ob ein Foto des neuen Kollegen auf der Teamseite des Internetauftritts erscheinen soll. Ist das der Fall, wird eine Kampagne, also eine Abfolge von Aufgaben, gestartet. Das Bild zeigt eine typische Kampagne. Nach dem Klick auf den Button startet die Kampage (orange Kachel). Sie schickt als erstes eine E-Mail, die mit Platzhaltern für die Daten des neuen Mitarbeiters, sowie mit weiteren Arbeitsanweisungen, Kostenstelle, usw. 

gefüllt ist. Dann wartet die Kampagne, bis das Eintrittsdatum des neuen Mitarbeiters erreicht ist und versendet eine weitere Nachricht an das Marketing-Team. Dieses weiß nun, dass es ein Foto bekommen wird und auf der Webseite einbauen muss.

Nach dem gleichen Prinzip lassen sich andere Kampagnen aufbauen, um per Klick Arbeitskleidung in der passenden Größe zu bestellen, Hard- und Software bereitzustellen, Zugangsschlüssel zum Gebäude auszugeben, Betriebsrat oder Behindertenbeauftragen zu informieren, Telefon und E-Mail einzurichten, Visitenkarten gestalten und drucken lassen, usw.

Know-how Transfer an die neuen Mitarbeiter/innen

Der zweite große Bereich im Mitarbeiter Onboarding ist der Know-how Transfer. Es gibt hier unheimlich viel zu (er)lernen: Wie bedient man die Telefonanlage? Wie werden Besprechungen organisiert? Wie läuft der Urlaubsantrag oder die Krankmeldung ab? Was ist die Philosophie und Vision des Unternehmens? Wer sind die wichtigsten Wettbewerber? Auf welchen Messen stellt das Unternehmen aus? Wer sind die wichtigsten Kunden? Details der Produkte und Dienstleistungen. Wie ist die Arbeit im Homeoffice geregelt? Wie wird eine Reisekostenabrechnung erstellt? Wie beantragt man Schulungen und Weiterbildungen?

Die Liste ließe sich beliebig erweitern. Hier gibt es einen Blogartikel, der das Thema noch vertieft

Auf Wunsch lässt sich das vermittelte Know-how mit einem spielerischen Quiz abfragen und Wissenslücken können nochmals behandelt werden.


Recruiting ist Marketing!

Hier kommt mir meine jahrelange Erfahrung als Online-Marketing-Berater zu Gute. Denn die gleichen Strategien, die man heute im modernem Online-Marketing für das Kunden-Onboarding anwendet, funktionieren mit geringfügigen Methoden auch hervorragend im Recruiting.

  • über 20 Jahre Online-Marketing Erfahrung
  • über 11 Jahre Erfahrung in einer Online-Agentur
  • zertifizierter eRecruiting-Consultant
  • zertifizierter Berater Marketing-Automatisierung
  • ausgezeichneter Klick Tipp Top-Consultant 2018, 2019
  • zertifizierter Online-Marketing Professional

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