Web-to-PDF – Automatisierte Dokumenterstellung

Erstellen Sie alle Dokumente in Ihrem Unternehmen noch manuell?

Erfahren Sie hier, wie Sie einfach und schnell Dokumente automatisiert erstellen können und welches Einsparpotential für Sie drin ist:

In vielen Bereichen unserer Wirtschaft werden oft modernste Geräte, Maschinen und Werkzeuge benutzt. Aber in den Büros wird oft noch wie vor 20 Jahren gearbeitet. Nur das die Schreibmaschine durch Word und Netzwerkdrucker abgelöst wurde.

Typische Probleme im Mittelstand

  • überwiegend manuelle Abläufe
  • manuelle Arbeiten sind fehler- und problemanfällig
  • manuelle Arbeiten haben einen hohen Zeitaufwand und sind daher kostenintensiv
  • auf Dauer sind Unternehmen mit hohem Anteil manueller Arbeiten nicht wettbewerbsfähig
  • bei hoher Arbeitsbelastung werden Dokumente erst mit zeitlicher Verzögerung erstellt

Vorteile durch automatisierte, digitalisierte Dokumente

  • Dokumente entstehen aus Vorlagen, sind fehlerfrei und 100% zuverlässig
  • Kontrollen und Korrekturschleifen entfallen
  • schnell einsatzbereit, nach nur einem Tag
  • hohe Zeit- und Kosteneinsparung
  • profitables, zukunftsorientiertes Unternehmen
  • für kleine und größere Unternehmen geeignet

Wie funktioniert automatisierte Dokumentenerstellung?

Die Automation kann über verschiedene Wege gestartet werden. Sie finden unten beispielsweise den Ersparnisrechner für automatisierte Dokumentenerstellung, denn Sie selber gleich ausprobieren können. Formulare sind eine häufig verwendete Möglichkeit, entweder öffentlich von Ihrer Webseite, oder interne Formulare, die nur für Ihre Mitarbeiter aufrufbar sind.

Automatisierte Dokumentenerstellung kann auch aus einer E-Mail-Kampagne erfolgen. Zum Beispiel laden Sie Ihre Bestandskunden zu einer Messe oder einem Seminar ein. Diejenigen Kunden, die sich daraufhin anmelden, erhalten automatisiert erstellte Eintrittskarten, Teilnehmerlisten, Namensschilder, usw. 

Auch zahlreiche CRM-Systeme verfügen über Schnittstellen, um aus dem Kundenkonto heraus den Workflow zu starten. Es gibt hier hunderte Möglichkeiten. Wenn Sie wissen wollen, was man bei Ihnen schnell und einfach erreichen kann, vereinbaren Sie am Ende dieser Seite einen Termin oder schreiben Sie mir eine E-Mail.

Als Ausgangsdokumente funktionieren .docx, .xlsx, .pptx bzw. Keynote, Pages, Numbers für die Mac-User, sowie beschreibbare PDF-Dateien. Des Weiteren verfügen die von uns genutzten Tools auch Online-Editoren. So können Sie die Dokumente komplett in Ihren eigenen Corporate Design verwenden.

Beispiele für Einsatzzwecke automatisierter Dokumente

Kaufmännische Dokumente automatisieren

  • Angebote
  • Auftragsbestätigungen
  • Rechnungen
  • Lieferscheine
  • Verträge aller Art
  • Vertraulichkeitserklärungen
  • Rahmenvereinbarungen
  • Auftragsdatenverarbeitung
  • Meldescheine
  • Vollmachten
  • Anfragen zu technischen Datenblättern, Workshops, Produkte + Leistungen, Info-Material
  • Abnahmeprotokolle
  • usw.

Seminar-, Workshop-Dokumente automatisieren

  • Anmeldebestätigungen
  • Teilnahmebestätigungen
  • Zertifikate
  • Prüfungen & Tests
  • Auswertungen
  • Namensschilder
  • Seminarlisten
  • Unterschriftslisten
  • personalisierte Teilnehmer Materialien
  • usw.

Personalisierte Lead-Magneten zur Kundengewinnung

  • personalisierte PDF-Ratgeber
  • Checklisten
  • Check & Test mit individuellen Auswertungen
  • z.B. Persönlichkeitstests
  • Ersparnisrechner (Praxisbeispiel unten)
  • usw.

Weitere personalisierte, automatisierte Dokumente

  • Spendenbescheinigungen
  • Eintrittskarten
  • jedes ausfüllbare PDF
  • Bescheinigungen aller Art
  • Arbeitszeugnisse
  • Letter of Intent
  • Kundenmailings, Kundenbriefe
  • Mietverträge
  • Immobilien-Exposés
  • usw.

Beispiel

Ihre Monteure füllen auf einer Baustelle ein Abnahmeprotokoll (ein Online-Formular) aus, dass der Kunde direkt vor Ort auf einem iPad unterschreibt. Das Abnahmeprotokoll wird im Hintergrund automatisch generiert und dem Kunden direkt per E-Mail zugestellt. Gleichzeitig wird es in Ihrem CRM-System dem Kunden zugeordnet und archiviert. Weitere Prozessschritte, wie die Erstellung der Abschlussrechnung können ebenfalls im Hintergrund automatisiert angestoßen werden.

Und Ihre Monteure können sich gleich um den nächsten Kundenauftrag kümmern, anstatt wertvolle Zeit mit dieser administrativen Tätigkeit zu vergeuden.

Dokumente digital unterschreiben

Auch hier gibt es wieder verschiedene Anbieter, die mit integriert werden können. Wir bevorzugen den österreichischen Anbieter Eversign, der über fertige Integrationen in die anderen von uns genutzten Tools verfügt. Die Unterschrift wird vom Vertragspartner online rechtssicher erstellt, per Maus, per Finger, der Eingabestift oder per Upload. Es ist für den Kunden einfach zu bedienen

Dokumente automatisiert nachfassen

Erfolgt die Dokumentenerstellung beispielsweise über ein Webformular, können anhand der ausgefüllten Felder Folgeaktionen starten. Gibt es z.b. Checkboxen für Option a), b) oder c), können aufgrund der Antworten (ja/nein) jeweils andere Follow-up E-Mails mit den entsprechenden Inhalten und zeitlich gesteuert versendet werden.

Eine Zielfunktion steuert dabei, wann das Nachfassen wieder deaktiviert werden soll. Zum Beispiel, weil der Interessent einen Termin gebucht oder ein Angebot angenommen hat.

Dokumente automatisiert archivieren

Auch hier gibt es zahlreiche Möglichkeiten, die erstellen Dokumente automatisiert zu archivieren. So können z.B. viele CRM-Systeme über eine BCC-E-Mail angesprochen werden, die das Dokument direkt beim Kontakt archiviert. Microsoft Sharepoint oder ZOHO CRM sind zwei Beispiele. FTP-Anbindung ist ebenso möglich wie Dropbox, OneDrive, pCloud sowie Amazon S3.

Ich bin Ihr Experte für Marketing Automatisierung

Hier kommt mir meine jahrelange Erfahrung als Online-Marketing-Berater zu Gute. 

  • über 20 Jahre Online-Marketing Erfahrung
  • über 11 Jahre Erfahrung in einer Online-Agentur
  • zertifizierter eRecruiting-Consultant
  • zertifizierter Berater Marketing-Automatisierung
  • ausgezeichneter Klick Tipp Top-Consultant 2018, 2019
  • zertifizierter Online-Marketing Professional